El 9 de noviembre se vence el plazo para registrar las bases de datos de personas naturales de las empresas

Con el objetivo de lograr el cumplimiento de la ley 1581 de 2012, conocida como ley de Habeas Data, que promulga la protección de datos personales, el Gobierno Nacional ha estipulado como fecha límite el 9 de noviembre de este año para que las empresas del país inscriban sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos RNBD.

Para evitar sanciones y así mismo cualquier irregularidad frente a la protección de sus datos, siga esta serie de consejos antes de inscribir las bases de datos y poder desarrollar el proceso de forma correcta y segura.

1.) Identificar las bases de datos en donde su organización registre los datos de personas naturales tales como nombre, cédula, correo electrónico, números de teléfono o celular, género, fecha de nacimiento, entre otros.

2.) De acuerdo con John Edison Martínez, gerente de desarrollo de Negocio de Password, es parte fundamental del proceso previo que las compañías garanticen el uso correcto y responsable de la información. Para ello es necesario tener claro cómo se obtuvieron esos datos y en qué momento se van a utilizar, de igual manera tener claro las políticas de protección de datos y comunicarla a todos los interesados en la organización. 

3.) Definir un procedimiento para obtener la autorización del titular antes de recibir sus datos, de tal forma que se le explique para qué serán utilizados.

4.) De igual manera para Martínez es necesario de manera previa poder identificar y tener conocimiento de los riesgos a los que están expuestos los datos personales en su organización y establecer los controles necesarios, como medidas tecnológicas o físicas para proteger la información. 

5.) Diseñar un manual interno de procedimientos y políticas para cumplir con la ley sobre protección de datos, y encargar a alguien de su seguimiento.

6.) Registrar las bases de datos personales en la página indicada por la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co).