Cierre fiscal de fin de año: los errores que más le cuestan a las empresas y cómo evitarlos

El cierre del año fiscal es uno de los momentos más sensibles para la estabilidad y sostenibilidad financiera de las empresas en Colombia. Un error en este proceso puede derivar en sanciones, pagos de intereses, reprocesos contables e incluso investigaciones por parte de la DIAN, la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP), las Superintendencias o las autoridades territoriales. Por eso, expertos insisten en que la anticipación y la organización son claves para evitar contingencias en 2026.

“El mayor riesgo está en subestimar el cierre fiscal. Muchas empresas lo asumen como un trámite operativo, cuando en realidad es un proceso que afecta los objetivos estratégicos de las organizaciones que impacta directamente la liquidez y la reputación corporativa”, advierte Martha Eugenia Pulido Socia fundadora de Optimal Solutions, empresa especializada en estos temas tributarios.

Entre los errores más recurrentes se encuentran las deficiencias en la conciliación del IVA, ICA y autorretenciones, cuando no hay coherencia entre lo declarado, la contabilidad y la información reportada a la DIAN. También es frecuente una inadecuada determinación de las ganancias ocasionales por la venta de activos fijos, así como errores en los criterios para calcular la diferencia en cambio gravada y no gravada; a esto se suman la liquidación incorrecta del impuesto mínimo, la omisión en la liquidación de intereses presuntos en cuentas por cobrar a accionistas, fallas en las diferencias entre lo contable y lo fiscal, y errores en el impuesto diferido de renta. Además, muchas compañías desconocen los límites para los gastos no sometidos a retención y aplican de forma incorrecta descuentos tributarios, rentas exentas y compensación de pérdidas fiscales.

“Estos errores no solo generan sanciones económicas, también obligan a realizar costosos reprocesos y aumentan el riesgo de fiscalizaciones profundas por parte de la autoridad tributaria, por eso es importante asesorarse bien y contar con el respaldo de personas o empresas especializadas en este tipo de trámites ”, señala Lizette Filena Lora Lopez Directora de servicios Legales y Tributarios.

Documentos clave para un cierre ordenado

Antes del cierre fiscal, toda empresa debe contar con su documentación completamente organizada. Entre los soportes indispensables están los libros de actas y de contabilidad actualizados, contratos con impacto financiero, declaraciones presentadas y pagadas, certificados de retención de IVA e ICA, estados de cuenta ante la DIAN y los municipios, reportes de inversión extranjera, nómina electrónica, planillas de seguridad social, avalúos técnicos, certificados de tradición, RUT y RIT vigentes, cámara de comercio actualizada y el reporte de beneficiarios finales.

También es fundamental realizar una proyección de renta comparada con el año anterior, herramienta que permite anticipar impactos financieros y ajustar la planeación tributaria.

“Una empresa que no tiene su información organizada llega al cierre en desventaja. El orden documental es el primer escudo contra sanciones futuras”, explica Sandra Arias Directora de Contabilidad.

Fechas que no se pueden pasar por alto

El calendario tributario concentra obligaciones desde enero, como la revisión de la periodicidad de IVA e ICA, el pago de intereses de cesantías y la actualización del RUT. Entre marzo y mayo se cumplen hitos clave como la renovación de la matrícula mercantil, entrega de certificados tributarios, información exógena, declaraciones de renta de personas jurídicas, activos en el exterior e impuesto al patrimonio. En el segundo semestre, destacan la renta de personas naturales, informes de precios de transferencia y el pago de la prima de diciembre.

“Cada una de estas fechas impacta la liquidez de la empresa. Incumplir puede significar sanciones millonarias y afectar la imagen corporativa”, agrega Paulina Caicedo, Gerente Financiera en Optimal Solutions

Recomendaciones para anticiparse

Se recomienda realizar un pre-cierre contable y fiscal, hacer seguimiento riguroso a las recomendaciones del asesor tributario, presupuestar nuevas obligaciones para el próximo año y analizar las tasas efectivas de tributación.

La transformación digital juega un papel decisivo. El uso de aplicativos contables integrados, repositorios documentales, software tributario, almacenamiento en la nube, robots de cumplimiento y calendarios de obligaciones permite mejorar el control, reducir errores y garantizar la trazabilidad frente a la autoridad fiscal.

“Hoy, la tecnología no es un lujo, es una necesidad para cumplir correctamente con las obligaciones tributarias y proteger la sostenibilidad de la empresa”, concluye Caicedo.