El error que cometen las copropiedades con sus datos y cómo la tecnología las obliga a trabajar en tiempo real

Administrar una propiedad horizontal en Colombia implica mucho más que cobrar las cuotas de administración mensuales. Mes a mes, los administradores deben gestionar pagos a proveedores, conciliaciones bancarias, fondos con destinación específica, comprobantes contables, presupuestos, cartera, contratos y una infinidad de solicitudes por parte de los residentes. Sin embargo, una parte crítica de estos procesos operativos todavía se realiza mediante archivos de Excel separados, correos electrónicos y documentos dispersos que rara vez se actualizan de forma simultánea.

Este reto cobra una relevancia mayúscula en un país altamente urbanizado. De acuerdo con el Censo Nacional de Población y Vivienda del DANE, Colombia contaba con aproximadamente 13,1 millones de viviendas ocupadas, de las cuales el 33,1% correspondían a apartamentos.

RELACIONADO

Cuotas extraordinarias en conjuntos residenciales: ¿Cuándo son legales y qué dice la ley?

Aunque no todas las unidades residenciales están sometidas al régimen de propiedad horizontal, la cifra dimensiona a los millones de colombianos que dependen de una gestión coordinada, transparente y eficiente en sus edificios y conjuntos residenciales.

El marco normativo y el reto financiero de las copropiedades

La gestión de estos inmuebles está regida por la Ley 675 de 2001, la cual regula los bienes privados y comunes, estableciendo claras responsabilidades para las asambleas, los administradores y los órganos de dirección. En la práctica, esto significa que administrar una copropiedad exige conservar información 100% verificable, respaldar cada decisión y garantizar que los recursos colectivos puedan ser consultados y explicados en cualquier momento.

La discusión presupuestal cobró especial visibilidad cuando los ministerios de Vivienda y Trabajo recordaron que las cuotas de administración no aumentan automáticamente en función del salario mínimo o del índice de precios al consumidor (IPC).

La Asamblea General de Copropietarios es la única encargada de aprobar el presupuesto anual de ingresos y gastos, determinando las cuotas ordinarias y extraordinarias en función de la realidad financiera de cada conjunto y no mediante un indicador externo arbitrario.

Del cierre mensual a la gestión en tiempo real con plataformas especializadas

Para responder a estas exigencias normativas y operativas, las copropiedades colombianas están acelerando la adopción de herramientas tecnológicas que conectan la operación administrativa con la contabilidad. La gran transformación no consiste únicamente en reemplazar el papel por una pantalla, sino en lograr que el administrador y el contador trabajen sobre una misma fuente de información única y en tiempo real.

Tradicionalmente, los administradores debían esperar a que finalizara el período contable para conocer la ejecución real del presupuesto, el estado de los fondos o el comportamiento de la cartera. Hoy en día, gracias a plataformas de gestión especializada como Properix, es posible generar reportes durante el mes en curso, detectar desviaciones de gastos con anticipación y optimizar el flujo de caja.

"Cuando todos operan sobre la misma base, la conversación deja de girar alrededor de cuál cifra es correcta y puede concentrarse en qué decisión tomar", explica Daniel Laverde, experto.